当好办公室主任之我见

浏览次数: 信息来源:寿县人民政府网 作者:陈海燕 发布时间:2015-08-22 14:00 字体:[  ]
 

构建“南工北旅生态县”经济格局,加快推进工业核心化、城乡一体化、农业现代化、旅游市场化和文化特色化,需要全县各单位、各乡镇每一位干部群众共同努力。办公室是一个单位的“门面”,工作能否优质高效,办公室主任的综合能力素质至关重要。一些机关、单位或乡镇办公室主任不是班子成员,但在单位扮演的角色绝虽然不是一般人员可比,在某种意义上讲,其重要性和工作压力甚至超过一些班子成员,其受锻炼程度也超过单位的任何一个岗位。下面,我就自己任乡镇党政办公室主任数年的些许心得谈点体会。
  一 、尽职奉献是前提
  办公室工作是一个需过十磨九难、默默耕耘才能赢得大家理解和信赖的工作,责任大,难度大,当好一名办公室主任更不是一件容易的事情。上传下达、联络协调、调查研究、撰写文稿、谋划工作、制订计划、总结经验、请示汇报、后勤服务,工作多、繁、杂。有时为赶写一篇文稿往往要加班熬夜甚至通宵达旦,为组织好一次会议或开展好一项活动不知要说多少话、跑多少腿。所以,必须拥有不计名利,不讲报酬,甘于奉献的精神情怀。
  一是要有“舍小家,顾大家”的奉献意识。做到以办为家,记得2006年在主笔撰写镇1987至2006年地方志时,我把不到两岁的儿子送回父母家,自己整整68天奔波于街头巷尾去寻求第一手资料,连续几个星期通宵反复撰写修改稿件,最终圆满将该镇近二十年来的政治、经济、文化发展变化真实、全面地反映出来,为该镇今后的发展提供了重要的参考依据。
  二是要有“放下耙子拿扫帚,一刻不闲”的敬业精神。工作积极主动,在时间上要能满轴转,在空间上要能满场跑,凡事都能想在领导前头,干在领导心头。
  三是要有“甘做公仆”的服务意识。成为办公室中一名最为出色的“服务员”,无论是对内对外,对上对下,都能做到热情服务,态度和蔼。下基层时准确传达上级领导的指示,回机关时及时反映基层干部的呼声,在服务中尽力解决工作生活中的困难,在机关上下营造一种和谐、有序、文明的工作生活环境, 办公室才能真正成为内外连结的纽带,上下沟通的桥梁。
  二、过硬能力是根本
  一要勤思善谋。要想把办公室工作做的高效,使领导的决策和决策的施行无缝对接,办公室主任的知识面一定要广、信息量一定要全,要养成事事关心、处处留意的好习惯,并在脑中留下印记,做到胸中有数、脑中有路、口中有物,工作中随时将贮存的有效信息作为为领导服务、当好参谋、提供决策的依据。我在任办公室主任时,各镇直单位、村街基本概况、联系电话等基本信息在需要时都能脱口而出,胸中有数了,工作也便有路了。
  二要有一定的文字综合能力,写出领导满意的文稿。办公室最难的事可能还是给领导写材料了。因为写材料需要具备专业能力、分析能力、逻辑能力、政策领悟能力、领导意图的把握能力等多方面的素质,办公室在公文处理、信息采集、工作安排、经验总结等方面都离不开文字的表达,从某种意义上讲,为单位、为领导撰写相关材料就像制作产品,产品只有适应用户需求、让用户满意才有价值。因此要善于正确领会组织意图、完善升华领导想法、准确体现领导风格,才能提出有价值的观点,让组织的想法一点点充实、一步步拔高、一层层深化,把该想的想透,把领导没交代而必须要写的写出来,把领导想说而没有完整表达的说到位,还要时刻关注全国、全省,特别是本县的发展思路,跟上形势才能使办公室的材料有针对性,有创造性,才能形成思想深刻、内涵丰富、逻辑严密的好文稿。
  三要有一定的组织协调能力和管理经验。办公室工作不单要对办公室岗位本身熟悉,而且要对机关、农村、部门的工作有所了解。要加强同上级部门的联系,争取各方面支持;搞好与同级部门的协调,共同推进工作;注重办公室内部的配合,相互合作完成任务。只有这样才能做好上下协调和综合管理的各项工作。
  四要善于沟通汇报,要“会言”。办公室主任要高度重视与领导的信息沟通和反馈,大小决策不要自作主张,因为再小的事也可能由于自己思维的局限而出疏漏,不需事事汇报,但要勤于汇报,大事、要事反馈要及时。领导的主要信息来源来自办公室主任,办公室主任在信息传导上的不到位,就是工作上的失职。身为办公室主任,必须清楚该说的不说,那是渎职;该说的说不到点上,那是不称职;不该说的乱说,那更是失职。所以,办公室主任在“进言”“献言”“发言”过程中,要会因人而异、选好时机、讲究方法。
  五要习惯挨骂受批评,把批评当财富。办公室主任作为领导比较亲近、信任的人,所做的一切工作都是直接为领导服务,思想素质、工作态度、能力水平一切都逃不出领导的眼睛,所以平时受表扬较少,挨批评更是家常便饭。而那些批评声中不仅体现着高标准、严要求,往往还蕴含着宝贵的经验阅历、待人处事方式方法,这些都是我们成长途中不可多得的财富。
  因此,办公室主任既要有勤思善谋的智力,写好公文的才力,组织协调的能力,善于沟通的和力,还要有被批挨骂的定力。
  三、讲究方法是关键
  一是善于突显整体服务。办公室主任的工作性质、角色安排决定了他必须胸怀大局,从整体上去谋划服务工作。在服务工作中为确保整体服务有档次、上水平,要处理好听命于主要领导和服务于其他领导成员的关系;急务、杂务和中心工作的关系、上下左右之间的关系。
  二是重点突出决策服务。作为办公室主任,一般来说,落实领导交办的事务性工作相对容易,而超前谋划,却因不居高位又需高站位谋划,立足现实又要有前瞻性思考,服务要到位又不能越位,在分寸上很难掌握;既要处理好日常的事务工作,又要从中超脱出来谋大事,既要深入基层掌握实情,又要提出有高度和深度的决策建议,在操作上非常不易,致使提出建设性的决策参考往往较难。所以我们在实际工作中则要做到:政治敏感性要强。能够见一叶而知秋,发现别人容易忽略的重要环节;情况要熟,相关功课随时要做足。能眼观六路,耳听八方,知领导所未必知,准确提供决策依据。
  三是不以事急而盲为。办公室固定式、程序化的工作多,但意料外、突发性的事情也会随时出现。办公室主任往往是急事和突发性事件的第一知情者,处置的第一道工序要经过办公室。在这种情况下,办公室主任必须头脑冷静,不能盲为。既要能沉着应付,又要胸有主见,切忌自乱阵脚,唯唯喏喏。不管事情多么突然、紧急,都要冷静地进行分析,及时做出解决方案,呈送领导,并按领导要求协调相关单位,组织力量及时有效处理。
  四是不以事难而怕为。在应付处置事务中,不乏一些超出预见,超出职责,难以料理的事情。对这些事,是上推下卸,绕着走,还是主动出击,迎着上,这不仅反映办公室主任的工作水平,更主要的是检验办公室主任的职责感和工作态度。一个称职的办公室主任,就必须坚持:不怕揽矛盾,不怕受委屈,不怕得罪人,不怕找麻烦。做到:敢于担当。办公室主任在关键时刻就应该义无反顾,挺身而出,代领导冲锋陷阵,替领导分忧解愁;敢于碰硬。办公室主任处事要讲究柔中有刚,特别是在原则问题面前,要敢于碰硬。否则,一味追求和为贵,别人不把你当回事,协调苍白无力,处理优柔寡断,就会什么问题也解决不了,什么事也办不成。
  办公室主任不居高位却做大事。一个优秀的办公室主任要有感染人的高尚人格,要有凝聚人的良好作风,要有带动人的模范行为,要有精业务的过硬能力,这样,才能有成效地当好参谋,真正成为领导靠得住、信得过、离不开的得力“助手”;“管家”才能管好家,成为一个好“管家”。

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